Как да създадете ефективен контролен списък и да кажете сбогом на стария рейк. Как да създадете ефективен контролен списък и да кажете сбогом на стария рейк Контролен списък за проверка на офиса

Хващали ли сте се някога на мисълта, че това не е първият път, когато повтаряте нещо на служител?

Или забелязвате, че когато изпълнявате позната задача, служителите правят същите досадни грешки, губейки време?

Ако да, тогава е време да инструктирате служителите да изготвят контролни списъци.

Списък за проверка(Списък за проверка) - списък, съдържащ редица необходими проверки за всяка работа. Маркирайки позиции в списъка, служителят може да разбере за статуса/коректността на тази работа.

Значението на контролните списъци не може да бъде надценено. Колкото и опитен да е един служител, в бързане той лесно може да забрави важна подробност. Да вземем например една често срещана ситуация – подготовка за участие в изложба. Това е много скъпо начинание. Един пропуснат детайл - листовки, които не са отпечатани навреме - може да струва половината от бюджета.

Може да се използват контролни списъци в различни области: има контролни списъци за сервитьори, за пилоти, за търговци, за уеб дизайнери.

По-долу са правилата за създаване на контролни списъци, които ще помогнат на вашите служители да създадат полезен и висококачествен инструмент.

Правила за изготвяне на контролни списъци

1. Една точка - една операция

Елементите от контролния списък са минималните завършени операции. Какво означава?

Поръчката за изработка на визитки и доставката на визитки до офис са 2 различни операции.

Следователно в контролния списък те се показват като отделни елементи:

визитки са поръчани

визитки с доставка до офиса

2. Точките се записват в утвърдителна форма

Целта на контролния списък е да провери готовността, така че е по-добре да съставите артикулите в утвърдителна форма - „поръчано, доставено“. Сравнете формулировката:
„поръчка на визитки“ и „поръчване на визитки“. Вторият вариант изисква повече отговорност.

3. Оптималният брой точки е до 20

Контролните списъци не трябва да са дълги. Оптималният брой точки е до 20. Ако е необходимо, по-добре е да разделите задачата на няколко етапа и да създадете отделен контролен списък за всеки етап.
Пример за контролен списък:

Ефективно прилагане на контролни списъци

1. Тестване

След като съставите контролния списък, мислено преминете през всички точки заедно със служителя. Напишете пропуснатото. Поставете точките в правилния ред. Направете редакции.

2. Дизайн

Контролният списък трябва да изглежда естетически приятен - тогава ще бъде по-приятно да работите с него.

3. Удобен достъп

Организирайте споделен достъп до документи за служителите, така че да могат лесно да бъдат отпечатани в точното време. Отпечатайте получения списък под формата на таблица (ако контролният лист се попълва всеки ден).

Ползи от използването на контролни списъци

• Структуриране на информацията в главата на служителя. Когато записва необходимите действия, служителят ясно разбира необходимата последователност от задачи.
• Увеличаване скоростта на обучение на нови служители. Няма нужда да повтаряте последователността от операции за стотен път. Достатъчно е да направите кратък инструктаж и да дадете контролен лист за самостоятелна работа.
• Високи резултати, намален брой грешки. Както бе споменато в началото на статията, контролните списъци помагат да се избегнат пробиви и небрежни грешки.
• Взаимозаменяемост на служителите.
• — служителите ще отделят значително по-малко време за преработване на задачи.

Примери за полезни контролни списъци за онлайн бизнес

Когато създавате контролен списък, не забравяйте: създавате го предимно за служителя, той трябва интуитивно да разбере какво е какво и да не се изгуби сред всички точки, които сте записали. И е по-добре да анализирате изпълнението на задачите с помощта на специализирани програми. Например, Yaware.TimeTracker, което ви позволява не само да създавате и делегирате проекти и задачи, но и да ги контролирате на всички етапи на изпълнение, да анализирате статистика и производителността на всеки служител. Можете да опитате нова функционалност. Или се регистрирайте и вземете 14 дни безплатно - тествайте, преди да купите!

Опитайте Yaware.TimeTracker безплатно 14 дни, всичко включено

15.09.2017

Списък за проверка - най-лесният начин за проверка на мениджърите и увеличаване на продажбите в електронната търговия. Според нашите наблюдения този инструмент се използва в почти всеки проект, макар и често безрезултатно. Мениджърите се оплакват, че само губят време в проверка на мениджърите, но това не се отразява на продажбите. Техните контролни списъци най-често изглеждат така:

• управителят беше учтив;
• поздрави клиента;
• изясни името;
• предложени аналози и препоръчани продукти с оптимална комбинация от цена, качество и срок на доставка;
• разказа за условията на плащане и доставка.

Всъщност е по-лесно да откажете такъв контролен списък, отколкото да губите време. Изобщо не става за продажби.

В тази статия, използвайки примера на онлайн магазин за резервни части, ще разберем как да създадем контролни списъци, които увеличават продажбите.

Как да направите контролен списък

Списък за проверка - списък с критерии, по които се проверяват мениджърите по продажбите.Всеки от критериите води мениджъра до резултат - продажба или решение на проблем на клиент.

Контролният списък съдържа универсални и специфични критерии. Универсален - поздравете, попитайте името на клиента - същото за всеки бизнес. Конкретните критерии се основават на характеристиките на бизнеса. Например искането за VIN номер на автомобил е специфичен критерий за онлайн магазин за резервни части.

Контролните списъци за входящо приложение и изходящо повикване ще бъдат различни. Но те са общи принципи, по които се съставят контролните списъци:

• разделяне на контролния списък на блокове, например поздрав, идентифициране на нуждите, представяне и т.н.;
• подредете блоковете в реда, в който мениджърът трябва да предаде информация на клиента;
• вземете само важни критерии, които водят разговора до продажба или решение на проблема на клиента;
• напишете един критерий в един параграф;
• направете формулировката ясна за инспектора и управителя.

Използвайки пример за онлайн магазин за резервни части, ще ви покажем как да създадете контролен списък.

Пример за контролен списък

Онлайн магазинът за резервни части ще има следните специфични критерии в контролния си списък:

• поискайте VIN номера на автомобила;
• информираме, че можем да доставим в деня на поръчката, ако резервните части са на склад;
• съобщава, че клиентът ще получи SMS известие с номер на поръчка, съдържание, цени и линк за плащане.

Нека разделим контролния списък на блокове и да запишем важни критерии във всеки.

Когато контролният списък е готов, трябва да изберете метод за оценка на мениджърите.

Как да оцените мениджър с помощта на контролен списък

Работата на мениджър, използващ контролен списък, се оценява по една от трите системи: двоична, точкова и точкова скала.

Двоична система - най-простият вариант за оценка с два варианта за отговор: да или не. „Да“ −1 точка, „не“ − 0. Ако мениджърът е изпълнил критерия, получава 1, ако не, получава 0.

С помощта на двоичната система се извършва първоначална проверка, за да се видят проблемите на търговския отдел и да се разбере с какво да се работи.

Точкова система. На всеки критерий се дават точки в зависимост от значимостта и влиянието на критерия върху резултата. Например „поздрав според корпоративния стандарт“ - 4 точки, „мениджърът направи оферта въз основа на идентифицираните нужди на клиентите“ - 15 точки.

Тази система се използва за месечна оценка на качеството.Всички разговори се оценяват и се изчислява средният резултат. Използва се, за да се види как представянето на мениджърите се променя с течение на времето, да се съставят рейтинги на мениджърите и да се изгради система за мотивация. Оценяването помага за идентифициране на системни грешки и слабости, за да се създаде план за обучение.

Оценка по точкова скала . На всяка опция се присвоява точка:

• мениджърът ясно изпълни точката изцяло - даваме максимална оценка;
• мениджърът се опита да изпълни артикула, разработи го частично, например, опита се да изработи възражение, но не се получи - среден резултат;
• ръководителят не е изпълнил т. - 0 точки.

  Тази система се използва и за месечен мониторинг. Помага да се идентифицират слабостите на мениджърите. След това е лесно да се изгради план за обучение въз основа на тях.

  Няма нужда формално да се правят контролни списъцида бъде или защото всеки го прави. Първо, честно формулирайте защо имате нужда от преглед на мениджър и какво искате да получите от него. Ако решите да започнете да проверявате мениджърите, оценявайте не само обажданията, но и управлението на поръчките в CRM и спазването на правилата за работа.

  Ние се занимаваме с контрол на качеството на кол центровете в електронната търговия: изучаваме и анализираме грешките на мениджърите, съставяме контролни списъци и скриптове и показваме точки на растеж на продажбите. Ако продажбите са в застой за дълго време, моля свържете се с:

  Как да направите контролен списък

  • напишете списък със специфични бизнес критерии;
  • разбийте контролния списък на блокове;
  • подредете блоковете в реда, в който мениджърът трябва да предаде информация на клиента;
  • вземете критерии, които водят разговора до продажба или решение на проблема на клиента;
  • напишете един критерий в един параграф;
  • направете формулировката ясна за инспектора и управителя.

Предложеният контролен лист ще бъде полезен на бизнес коуч за изпълнение на дейности след обучение и за индивидуална подкрепа на мениджърите.
А за самите мениджъри този контролен списък може да се превърне в инструмент както за самообучение, така и за самопроверка.
Попълва се съвсем просто: „+“ - изпълнено изцяло, „-“ - изпълнено с грешки.
Блокът "Коментари" показва обяснения на недостатъците и / или препоръки (как да го направите правилно).

Контролът на счетоводството, както и на други области на икономическата дейност, трябва да се извършва във всички търговски предприятия без изключение.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Трябва да се помни, че има голям брой различни характеристики на такива процедури. Те трябва да бъдат подредени, да следват един друг в определен ред.

Тъй като именно това е една от причините да няма проблеми от всякакъв характер при проверки от страна на регулаторните органи.

Специален контролен списък може значително да опрости този вид работа. Значението му е доста трудно да се надцени. Има много варианти на такива формати на документи.

Ако е възможно, трябва предварително да се запознаете с неговите свойства и нюансите на неговия състав. По този начин можете да избегнете много трудности в бъдеще.

Главна информация

Този документ съдържа най-подробната информация за списъка с въпроси за одита. Въпросният вид лист няма установен от закона формат.

Но в същото време трябва да се спазват определени правила при формирането му. Това ще намали вероятността от усложнения по време на процедурата.

Преди да започнете да съставяте такъв лист, трябва да разгледате следните въпроси:

• какво е?
• предназначение на документа;
• правна рамка.

Какво е?

Самият контролен списък е специален документ, който ви позволява едновременно да решавате доста голям брой различни задачи.

Документът може да се използва от различни институции, регулаторни организации и длъжностни лица. Важно е само да запомните правните норми, които се прилагат при изготвянето на документ от този тип.

Самият документ отразява следните въпроси:

Използването на този вид документи има както своите предимства, така и недостатъци. Основните недостатъци включват следното:

В повечето случаи както предимствата, така и недостатъците на даден документ зависят от много различни фактори.

На първо място, това се отнася до следните точки:

Контролният списък е универсален инструмент за изпълнение на задачи, свързани с одит и някои други процедури, които трябва да се извършват редовно в предприятието.

Такива документи могат да включват следното:

Предназначение на документа

Потребителите на този тип документи днес могат да бъдат:

Този лист ви позволява да решавате едновременно или последователно следния списък от задачи:

• правилно, в съответствие със законовите разпоредби, да планира самия одит;
• провеждайте селективен контрол, планирайте цялото си време възможно най-ефективно;
• ви позволява да избегнете пропускането на важни етапи от одита;
• използва се като помощно средство за памет;
• значително опростява самия одит;
• одитът се извършва по структуриран, холистичен начин;
• С помощта на контролен лист ще може да се осъществява комуникация между различни институции, както и служителите, извършващи проверката.

Освен това такива документи често се използват за решаване на други проблеми. Струва си да се запознаете предварително с всички основни свойства на такива документи. Това ще позволи да се избегнат голям брой различни трудности.

Правно основание

Основният законодателен акт, в съответствие с който трябва да бъде съставен документ от този тип, е.

Този нормативен документ включва следните основни раздели:

Ако е възможно, трябва внимателно да се запознаете с всички нюанси на законодателството, регулиращо одиторската дейност. Тъй като трябва да се спазват тези нормативни документи.

Пример за попълване на контролен лист за вътрешен одит

Процесът на съставяне на този тип лист е доста прост, но има свои собствени нюанси. Този вид процедура може да бъде значително опростена чрез разглеждане на примерен контролен списък за вътрешен одит на QMS.

Самият процес на компилиране може да се извърши по различни начини. На първо място, ще трябва да разгледате следните основни въпроси:

• къде да получите формуляра;
• процедура за пълнене;
• попълнена проба.

Къде мога да получа формуляра?

Пример в Excel за вътрешен одит може лесно да бъде изтеглен от интернет. Ако е възможно, трябва да използвате само добре доказани и доказани ресурси.

Днес има доста голям брой частни институции, занимаващи се с одит. Такива предприятия могат да предоставят образец на този документ безплатно, като консултация. Или срещу допълнително заплащане.

Процедура за пълнене

Процедурата за извършване на одита не е отразена в законодателството. Но е необходимо, ако е възможно, да се придържате към следния алгоритъм:

Обикновено като основен формат се използва Excel лист. Причината за това е лесното компилиране и отпечатване. Доста често са необходими контролни списъци на хартиен носител.

Ако е необходимо, електронен документ може лесно да бъде изпратен през Интернет. Трябва да запомните някои важни нюанси при формирането на този вид лист.

Попълнена проба

Единственият сигурен начин да избегнете различни видове трудности при изготвянето на такъв документ е да използвате вече попълнен образец.

По този начин ще бъде възможно значително да се ускори процедурата за извършване на такива процедури. Това важи особено за частта за писане на въпрос. Често именно на този етап възникват всякакви трудности.

Самият контролен списък е таблица с шест различни колони. Техният списък:

Основен списък с изисквания за