Правила за работа с документи, маркирани ПДЧ. Знак на длъжностно лице върху документ, достъпен за видимост Примери за употребата на думата виза в литературата
ВИДЕОРЕКСОР,-а, м. Магнетофон, който записва и възпроизвежда звук и изображение. II прил. видеокасета,Ох ох.
ВИДЕО Пиратство,-а, вж. Незаконно възпроизвеждане и отдаване под наем на видео филми.
ВИДЕО БИБЛИОТЕКА,-и добре. Институция, която събира и съхранява видео филми, както и самата такава колекция.
ВИЖТЕ,Виждам, виждаш; видяно; несов. 1. Имайте способността да виждате. Добър в. Совите виждат през нощта. 2. някой. Възприемайте с поглед. В. планини в далечината. 3. кого (какво). Направете среща с някого. Вчера го видях с приятели. Радвам се да ви видя. 4. какво. Наблюдавайте, преживявайте. През живота си съм виждал много. 5. какво. Разпознай, виж. Б. твоя грешка. V. в нещо вашето призвание. Виждате ли, бях прав (т.е. съгласен, признай). 6. С думите "сън", "в сън": представете си в сън. 7. някой. Възприемайте интелектуално и визуално (пиеса, филм, актьорска игра), гледайте (в 3 значения). V. изпълнение в нова обстановка. V. цирково представление. В. Смоктуновски в „Хамлет”. 8. виждаш (виж), уводен, следващ. Използвайте ако искаш да обърнеш внимание на нещо., да подчертаеш нещо. (често с нотка на осъждане, недоверие, ирония). Виждате ли, той е малко зле. * Виждаш ли, виждаш ли, въвеждащ. sl.-същото като да се види (в 8 стойности). Виждате ли, той няма време да се обади. Бог вижда (разговорно) - уверение в невинността, клетва. II бухал. виждам, виждам, виждам; -enny (ко 2,3,4,5 и 7 стойности). * Ще видите (ще видите) (разговорно) - предупреждение към събеседника: бъдещето ще покаже, че съм прав, че ще бъде така. Тамще видим (разговорно) - същото, което ще се види там. II множествен инжектирайте,-al (ко 2, 3, 4 и 7 стойности). II н. визия,-i, вж. (до 2 стойности; специално). Устройства за нощно виждане.
ВИЖТЕ,Виждам, виждам, виждам. I. Да бъде видим, да се яви на окото. В далечината се виждат кораби. 2. с кого. Вижте се, запознайте се. Вижте приятели. 3. Представете на въображението. Виждане на миналото. 4. (1 и 2 литра не са използвани). Разпознай, виж. Изходът се вижда в нови решения. II бухал. ще се видимще се видим, ще се видим да мечтаеш-going, -going (до 1 и 3 стойности) и ще се видим,ще се видим, ще се видим (до 2 значения; разговорно).
ВИДИМОСТ,-и добре. 1.. виждам видимо. 2. Способността да се вижда (в 2 стойности). Добре в. Хоризонтално, вертикално c. (по време на полет). 3. Външен вид, предимство. измамен (разговорен). V. благополучие. * очевидно,въвеждащ sl. (разговорно) - очевидно, вероятно.
ВИДИМ,-ти, -ти; - тях. 1. Видими. На света. 2. Забележим, очевиден. С видимо неудобство. Видима материя (разбира се, очевидно; просто.). 3. пълен е. Привиден, външен. Съчувствието му се вижда само. 4. очевидновъвеждащ sl. Изглежда, явно. Изглежда все още не знаете за това, нали? * Явно-невидимо(разговорно) - много. Хората бяха невидими. II н. видимост,-и добре. (до 3 стойности). За видимост (за създаване само на външно впечатление, за външен вид; просто.).
БЪДЕТЕ ВИДЕНИ(-ею, -ееш, 1 и 2 л. не се използва.), -яде; несов. Да бъде видим, видим за окото. В далечината се вижда гора.
ВИДЕН,-ти, -ти; видим, видим, видим, видим и (остарял) видим. 1. Видим, забележим. Къщата се вижда отдалече. На видно място (за да може всеки да го види, отвсякъде). 2. видим (-долу, -долу, -дни и -долу), по значение. skaz. Видяно, усетено, усетено. Видим успех. В думите му има лъжа. 3. прев., пълен. е. Знамен, известен. Видна позиция. В. учен. 4. транс. (също отдолу). Висок, величествен. V. мъжки. Вижда се само по себе си, 5. видимо е, някой със съюза “как”, в смисъл. skaz. Може да се види (в 2 стойности). Оттук се вижда добре пътя. Не се виждаш, покажи се. Можете да видите как плава лодката. 6. може да се види в значението. skaz. Можете да разберете и разберете. Ясно е, че лъже. По-възрастните знаят по-добре (по-възрастните знаят по-добре какво да правят). 7. видим, въвеждащ. sl. Очевидно, изглежда, вероятно (разговорно). Очевидно ще трябва да напуснете. * Какочевидно, въвеждащ sl. - трябва да заключа, оказва се. Изглежда нещата вървят добре! Тамще се види (разговорно) - бъдещето ще покаже как ще вървят нещата, какво ще се случи.
ПРЕГЛЕДвиж изглед.
МОДИФИКАЦИЯ,-i, срв. 1. см. модифицирайте. 2. Вариант, разновидност, предмет или явление, появяващи се в различно, променено качество, като запазват своята основа, същност. Проектът е в няколко модификации. Малки промени в програмата.
ПРОМЕНИ,-ну, -ниш; -нйонни (-йон, -ена); бухал, какво. За да направите промени, да промените частично. Б. план. И. И. Несов. модифицирайте-яа, -яеш. II н. модификация, -i, вж.
ПРОМЕНИ,- кълна се, - кълна се;
сови. Промяна във връзка с подробности, индивидуални знаци. И. И. Несов. промяна- Аз съм, - аз съм.
ВИЗЬОР,- аз, м. (специалист.). Оптично устройство във фотоапарат или филмова камера за определяне на границите на изображение.
ВИЖ вжвиж.
VISA,-с, добре. 1. Знак на длъжностно лице върху документ. Изпратете вашата виза. 2. Разрешение за влизане в страната, излизане или пътуване през нея, както и бележка в паспорта като знак за такова разрешение. II прил. виза, th, th. V. режим.
Необходимостта от поставяне на маркировката „За служебна употреба“ върху документи и публикации, съдържащи официална информация с ограничено разпространение, се определя от изпълнителя (разработчика) и официалното подписване или одобрение на документа. Посочената марка и номер на копие се поставят в горния десен ъгъл на първата страница на документа, на корицата и заглавната страница на публикацията, както и на първата страница на мотивационното писмо към такива документи. Използването на други ограничителни знаци или лешояди е забранено. Одобрен с постановление на правителството на Руската федерация от 3 ноември 1994 г. N 1233 ..
Приемането и отчитането (регистрацията) на документи, съдържащи официална информация с ограничено разпространение, по правило се извършват от структурни звена, на които е възложено приемането и осчетоводяването на некласифицирана документация.
Документи с надпис "За служебна употреба":
- - се отпечатват в офис на пишеща машина. На гърба на последната страница на всяко копие на документа машинописецът трябва да посочи броя на отпечатаните екземпляри, името на художника, собственото си име и датата на отпечатване на документа. Отпечатаните и подписани документи, заедно с чернови и версии, се предават за регистрация на служителя, който ги записва. Чернови и версии се унищожават от този служител с факта на унищожаване, отразен в счетоводните формуляри;
- - се отчитат, като правило, отделно от некласифицирана документация. Ако обемът на такива документи е незначителен, е разрешено да се водят записи заедно с други некласифицирани документи. Към регистрационния индекс на документа се добавя знак "DSP";
- - след регистрация се прехвърлят на служители на отдели срещу разписка;
- - се изпращат на трети лица по куриер, препоръчана или ценна поща;
- - се възпроизвеждат (размножават) само с писменото разрешение на съответния ръководител. Разрешението се издава на последната страница (на обратната страна) на документа, който ще се възпроизвежда. Отчитането на репродуцираните документи се извършва чрез копие;
- - съхранява се в сигурно заключени и запечатани шкафове (кутии, трезори).
При необходимост от изпращане на документи с надпис „За служебно ползване“ на няколко адреса се съставя пощенски указател, в който по адрес се отбелязват номерата на копията на документите, които се изпращат. Индексът на разпространение се подписва от изпълнителя и ръководителя на структурното звено, изготвило документа.
Изпълнените документи с надпис "За служебно ползване" се групират в досиета в съответствие с номенклатурата на случаите на некласифицирана деловодство. В същото време върху корицата на кутията, в която са поставени такива документи, се поставя и надписът „За служебно ползване“.
Унищожаването на дела, документи с надпис "За служебно ползване", които са загубили практическото си значение и нямат историческа стойност, се извършва по акта. В счетоводните формуляри това се отбелязва с позоваване на съответния акт.
Прехвърлянето на документи и дела с надпис „За служебно ползване“ от един служител на друг се извършва с разрешение на съответния ръководител.
При смяна на служителя, отговорен за счетоводството на документи с надпис „За служебно ползване“, се съставя акт за приемане и предаване на тези документи, който се одобрява от съответния ръководител.
Проверката на наличността на документи, дела и публикации с надпис "За служебно ползване" се извършва най-малко веднъж годишно от комисии, назначени със заповед на ръководителя. Съставът на такива комисии задължително включва служители, отговорни за счетоводството и съхранението на тези материали.
В библиотеки и архиви, където е съсредоточен голям брой публикации, файлове и други материали с надпис „За служебно ползване“, проверката на наличността може да се извършва най-малко веднъж на всеки пет години.
Резултатите от проверката се документират в акт.
Ръководителят на организацията се информира за фактите на загубата на документи, дела и публикации, съдържащи официална информация с ограничено разпространение, или за разкриването на тази информация и се назначава комисия за разследване на обстоятелствата по загубата или разкриването. Резултатите от разследването се докладват на ръководителя, назначил комисията.
За изгубени документи, досиета и публикации с надпис „За служебно ползване“ се съставя акт, въз основа на който се правят съответните бележки в счетоводните формуляри. Актовете по загубените дела с постоянен срок на съхранение след утвърждаването им се предават в архива за включване в делото на фонда.
При премахване на знака „За служебно ползване“ върху документи, досиета или публикации, както и в счетоводни формуляри се поставят подходящи знаци и се уведомяват всички адресати, на които са изпратени тези документи (публикации).
Изискванията на параграфи от тази процедура се прилагат и за сменяеми машинни носители, съдържащи информация с ограничено разпространение. Медиите, използвани за записване на защитена информация, трябва да бъдат взети предвид при управлението на документацията на отделите. Върху магнитния носител се поставят регистрационният номер, отметката „За служебно ползване“, датата и подписът на служителя, отговарящ за счетоводството на носителя.
Те са фиксирани с марки, които помагат да се определи къде се намира в момента и на какъв етап от изпълнението му.
Маркировка за получаване на документа в организацията
При постъпване се маркира първа марка, фиксиране на факта и времето на получаването му в тази организация, със специален апарат за печат или ръчно с гумен печат. Състои се от съкратеното име на организацията, в която е получен документът, датата на получаване и номера на входящата сметка (индекс).
Датата на получаване е важен признак за търсене и началото на крайния срок за изпълнение на получения документ. От тази дата документът се разглежда в работата на институцията и институцията носи отговорност за получения документ. Номерът на входящата сметка може да се използва за търсене на документ в офисната работа и освен това се използва за записване на броя на получените документи за месец, тримесечие, година. Препоръчително е да отбележите получаването на документа в долното поле на документа.
За документи, получени по факс или компютърна поща, датата и часът на получаването им се записват автоматично.
Идентификатор на електронното копие на документа
Ако документ е въведен в паметта на машината или създаден на компютър, върху хартиения документ се прави специален знак. Идентификаторът на електронното копие на документа е маркировка (долен колонтитул), поставена в долния ляв ъгъл на всяка страница на документа и съдържаща името на файла на машинния носител, датата и други данни за търсене, установени от организацията.
Резолюция
След първичния и изпратен на ръководителя (организация или структурно звено) за разглеждане. Резултатът от разглеждането е отразен в резолюцията.
Резолюция- "надпис върху документ, направен от длъжностно лице и съдържащ взетото решение." Той фиксира заповедта на ръководителя по отношение на проблема, отразен в документа. Това е като че ли малък административен документ, съставен въз основа на получения документ. Качеството на заданието и срочността на изпълнението зависят от конкретността и яснотата на решението и правилния избор на изпълнител. Резолюцията се подчинява на същите изисквания като всеки административен документ: яснота, конкретност, краткост. Резолюцията се състои от следните елементи: текст, подпис, дата. По своя характер текстът на резолюцията може да бъде два вида. Резолюции, съдържащи решение на проблема (например „Записване“, „Разпределяне на 300 хиляди рубли“, „Отказ“) или посочване на процедурата за подготовка на въпроса. Във втория случай текстът на решението трябва да съдържа три части: на кого е поверено - фамилията и инициалите на изпълнителя, какво е поверено - естеството и реда за решаване на въпроса, срока за изпълнение.
Ако в резолюцията са посочени няколко изпълнители, тогава лицето, посочено първо, отговаря за изпълнението на документа и организира работата на други съизпълнители, участващи по указание на ръководителя за решаване на проблема. Инициалите на изпълнителя обикновено се посочват след фамилното име.
Ако крайният срок за изпълнение на документа е типичен или е посочен в текста на самия документ и следователно не се изисква да бъде изрично посочен в резолюцията, тогава ръководителят може да постави в резолюцията само името на изпълнителя (изпълнителите) с инициали, реда за изготвяне на издаването, подпис и дата.
Резолюцията се прехвърля във формата за регистрация и често е основа за вземане на документа за контрол. В този случай крайният срок за изпълнение на документа се взема от резолюцията.
В някои случаи, когато няма свободно място в документа или резолюцията е изготвена под формата на отделна поръчка, се разрешава изготвянето на резолюцията на отделен лист хартия, обикновено формат A6 или A7, като се посочва регистрацията номер и дата на документа, за който се отнася решението
Отметка
Ако документът изисква изпълнение и е взет за контрол, върху него се поставя контролен знак под формата на буквата „К” (контрол) или думата „Контрол”. Този знак може да бъде нанесен с гумен печат или ръкописен с яркочервен, син, зелен молив.
Целта му е да напомни на изпълнителя, че документът е под контрол.
Бележка за изпълнение на документа и изпращането му по делото
Последният знак върху документа е знакът за изпълнение. Поставя се веднага след решението на поставения в документа въпрос или посоката на отговора. Отметката за изпълнение на документа е особено важна за счетоводните документи. И така, всички документи, приложени към касови бележки и дебитни нареждания, както и документи, послужили като основа за изчисляване на заплатите, подлежат на задължително анулиране с печат или ръкописен надпис „Получено“ или „Платено“, указващо датата (ден, месец , година).
Знакът за завършеност показва, че работата по документа е завършена. След поставяне на този знак документът се завежда по делото. Бележката може да включва препратка към датата и номера на документа, удостоверяващ неговото изпълнение, или при липса на такъв, резюме на изпълнението, думите „Към делото“, номера на това дело, подписа и датата. Марката се подписва и датира от изпълнителя, който е работил с документа, или от ръководителя на структурното звено. Този атрибут се поставя в долното поле в лявата му част.
Документите, произхождащи от големи институции, се отбелязват с името на служителя, изготвил документа. Такава маркировка позволява, ако е необходимо, бързо да се свържете с изпълнителя, който познава добре всички нюанси на въпроса и може да предостави цялата информация, която ви интересува. Знакът включва инициалите и фамилията на изпълнителя и неговия телефонен номер. Но тъй като марката предполага обжалване към изпълнителя, препоръчително е да се посочи не само фамилното име, но и пълното име и отчество. Това ще се вкопчи в комуникацията и ще помогне за учтиво установяване на контакт с изпълнителя.
Бележката за изпълнителя може да бъде разположена както на предната, така и на гърба на последния лист на документа от лявата страна в долното поле.
При поставянето на този атрибут се спазват следните правила: ако документът трябва да бъде възпроизведен, маркировката се посочва на лицевата страна на последния лист на документа (в противен случай ще трябва да направите копия от двете страни на листа) .
На документи, които изискват специално счетоводство, под името на изпълнителя се посочва броят на направените копия.
На документи, които имат печат за ограничение на достъпа, се посочва не само броят на копията, но и адресът на всяко.
