Правила оформлення та ведення шляхових листів. Заповнюємо новий дорожній лист вантажного автомобіля Завантажити форму 3 шляховий лист легкового автомобіля

На роботу вантажного транспорту кожна компанія повинна оформляти шляхові листи, незалежно чи є він її власністю або вона його орендує. Путівка є найважливішим документом з обліку витрат на паливо, зарплату, а також входить до складу обов'язкових при перевірці автомобіля бланків, які запитують автоінспектори.

Обов'язкова форма подорожнього листа не передбачена законодавством. Компанія має право самостійно розробляти бланк, виходячи з власних потреб.

Однак існує два його види: типова міжгалузева форма 4 з і, які підприємство може використовувати при оформленні первинних документів по роботі транспорту.

Вони відрізняються способом обчислення оплати за послуги перевезення. Шляховий лист вантажного автомобіля форма 4-с використовується коли для розрахунку застосовуються відрядні показники, другий бланк - при погодинній системі оплати.

Подорожній лист вантажного автомобіля виписується відповідальними особами в компанії на один день або зміну. У ньому обов'язково проставляють свої позначки механік, інспектор по предрейсовому медогляду, диспетчер, заправник, водій машини.

Подорожній лист вантажного автомобіля зразок заповнення

Розберемо на прикладі як заповнити шляховий лист.

Лицьова сторона

При необхідності заповнюються код з режимом роботи, колони, і бригади. Далі вказуються марка і тип вантажного автомобіля, його державний номер, гаражний ідентифікатор.

Нижче записуються П.І.Б. водія, його табельний номер і реквізити прав на керування транспортним засобом.

Якщо використовується при перевезенні причіп, то на нього також у відповідних графах заповнюється аналогічна інформація, як і на машину.

У першій таблиці праворуч записуються дані по роботі шофера і транспорту. Тут проставляються планові і фактичні дата і час виїзду і заїзду, показники спідометра. У наступних графах вказується вид та код застосовуваного палива, кількість пального заправленого, а також на початок і кінець дня. У цій же таблиці потрібно відображати інформацію про умови роботи машини (коефіцієнтах), що застосовується спецоборудовании. Ці дані візуються усіма відповідальними особами.

Далі диспетчер заповнює інформацію про справу, яку водій повинен виконати. У нього включається вказівка \u200b\u200bнайменування компанії, в розпорядженні якої буде знаходитися автомобіль, адреси та час подачі, вид вантажу, що перевозиться, кількість поїздок, кілометраж, тоннаж. Після цього відповідальна особа розрахунковим шляхом визначає кількість необхідного палива і записує до відповідного рядка, підтверджуючи дані своїм підписом.

Перед виїздом на лінію медик повинен оглянути водія і поставити на путівки допуск у вигляді штампа.

Механік при виїзді і поверненні перевіряє технічний стан машини. Передача автомобіля від нього до водія і назад здійснюється передавальними підписами.

В розділі "Особливі відмітки" заноситься інформація про те, що сталося ДТП, про проведення інструктажу інспектором з БДР, ремонті і т.д

Зворотній бік

Нижче зазначаються мають місце простої. Записуються дані про причини, вигляді, тривалості його, а також ставляться підписи відповідальних осіб.

У нижній таблиці диспетчер заносить результати по витраті палива, розраховані при застосуванні норм і за фактом використання пального. Далі проставляється час роботи машини з розшифровкою за видами періодів. У наступних стовпчиках вказується кількість поїздок і заїздів в гараж. Визначається кілометраж, пройдений машиною, якщо був причіп, то і його. Тут розписується пробіг загальний і з вантажем.

Заносяться дані щодо кількості вантажу, перевезеного машиною і причепами, і визначається показник тонна * км, на основі якого виставляються рахунки замовникам. Цей розділ візується таксувальник.

Нижче довідково записуються дані за кодами марок автомобіля, причепів і заповнюється показник дні роботи автомобіля.

нюанси

В першу чергу відповідальність за правильність оформлення подорожнього листа покладається на директора фірми, потім на посадових осіб - механіка, диспетчера і самого водія.

Далеко не кожному власнику транспортного засобу необхідно заповнювати шляхові листи. Або тому, хто відповідає за управління ім. Коли потрібно заповнювати дорожній лист на легковий автомобіль і як це зробити, ви можете дізнатися в матеріалах даної статті.

Ведення бухгалтерії юридичними особами передбачає обов'язкове заповнення шляхових листів. Цей документ цікавий і представникам податкових служб.

Подорожній лист - це різновид первинної документації, що дозволяє не тільки врахувати витрати в зв'язку з придбанням бензину, але і віднімати їх із загальної податкової бази.

Головна функція таких листів - можливість зменшити податок, який сплачується до бюджету.

У деяких ситуаціях заповнення документа стає обов'язковим.

Що являє собою бланк цього документа?

Подорожній лист - документ, що підтверджує законність і наявність права на керування транспортом.

Бланк видається юридичними особами, які володіють автомобілем. Документ містить інформацію про час в дорозі, пробігу, витраті бензину та інших характеристиках авто.

Чи завжди потрібно складати шляхові листи на автомобілі?

Перерахуємо водіїв, звільнених від подібних обов'язків:

• Якщо юрособа є власником ТЗ.
• При застосуванні ТЗ з оформленою власністю на фізособа. І при використанні авто в особистих цілях, передачі на основі довіреності.

Коли виникає необхідність заповнити шляховий лист?

Якщо документ не оформлений, працювати забороняють:

• Вантажних автомобілів.
• Легкових автомобілів.
• Тролейбусам.
• Трамваям.
• Автобусам.

І іншим різновидам транспорту, в якому перевозяться пасажири з багажем. Багажем називають речі, що належать пасажирам, які в установленому порядку приймаються до перевезень.

Вантаж - назва матеріальних об'єктів, для яких організовують перевезення. Нарешті, пасажири - групи фізичних осіб, що укладають відповідний контракт.

Або особи, для яких укладають договори фрахтування транспортних засобів.

Терміни видачі шляхових листів легкового автомобіля

Занадто багато часу і сил може піти на щоденне заповнення дороговказних листів. Особливо, в маленьких підприємствах без окремо працюючого диспетчера.

Тому багато водіїв запитують, чи можна оформляти документи відразу на кілька днів?

Текст законодавства вказує на можливість оформлення не тільки по кожному дню, але і по терміну не більше, ніж на 30 днів.

Порядок заповнення подорожнього листа на легковий автомобіль за формою 3

Лицьова сторона

Інформації треба вносити не так багато, як здається, на перший погляд:

• Штамп компанії завжди проставляють у верхній частині. Дата і номер документа ставляться трохи нижче. При необхідності позначають і серію.
• Наступна графа потрібна для назви компанії. Там же пишуть адресу з телефоном. І код реєстрації підприємства у відповідних органах.
• Потім диспетчер заповнює інформацію по транспортному засобу, що включає інвентарний гаражний ідентифікатор, державний номер і марку.
• Далі йде рядок з ПІБ водіїв, реквізитами посвідчення водія, табельною номером.
• Є і наступний розділ. Але його заповнюють тільки організації з вузькою спеціалізацією. Наприклад, служби таксі. Їм необхідно вписати номера ліцензійної картки.
• Після заповнення диспетчера визначають індивідуальні завдання для водіїв. Документ візується, передається особисто шоферові.

Механіки теж візують документи, вказуючи на них свої персональні дані. Водій також повинен розписатися, коли отримує машину в своє розпорядження.

Кожен раз співробітник зазначає, скільки саме палива придбав на заправці. І яку саме марку використовував. Обов'язково вказівку фактичної дати, часу повернення в гараж.

Відмітки про простоях і запізнення робляться в разі потреби.

Зворотний бік документа

Ця сторона потрібна водіям. Тут вони відзначають індивідуальний прогрес у виконанні своїх службових завдань. Обов'язково писати про місця виїзду і призначення.

Період часу, пройдений кілометраж розшифровуються повністю.

Право на підпис є у третіх осіб, при їхній особистій участі у виконанні завдань.

Нижня частина документа потрібно для відображення годин за день в загальній кількості, кілометражу на підставі даних спідометра.

Зарплата працівника визначається на підставі цих даних, в залежності від прийнятої на підприємстві системи. Після остаточної фіксації відомостей шляховий лист передається співробітникам бухгалтерії.

Особливі правила щодо заповнення листів на лінії

Є певна послідовність дій для тих, хто заповнює документ на лінії:

• Точний час обов'язково проставляється в годинах і хвилинах. Для цього є окрема графа «Час прибуття». Але відбивається тільки той момент, коли водій сам показує шляховий лист клієнтам або замовникам.
• Є графа «Замовник». Тут клієнти залишають свої підписи. Для підтвердження того, що всі реквізити в документі коректні, відповідають дійсності.
• Ще заповнюють графу 21, яка носить назву «Після прибуття». «За вибуття» - відповідно, графа 22. Замовники ставлять тут всі параметри, списуючи їх з спідометра.
• «Особливі відмітки» - рядок для зауважень з боку клієнтів, якщо це необхідно.

Якщо машина повертається в гараж

Робота завершується зазвичай поверненням авто на територію гаражів. Документ заповнюється в послідовності, чітко описаної в законодавчих нормативах.

Її необхідно строго дотримуватися.

• «Робота водія та автомобіля" - розділ, що заповнюється механіком. Зокрема, використовується графа 2. Важлива вимога - точність опису часу повернення до гаражу. Місяць, рік, години, хвилини - в графі повинні бути присутніми абсолютно всі дані.
• «Показання спідометра» - графа 4, яка так само заповнюється механіком. Графа 10 - ось де відображається точний «Залишок при поверненні". Графа відноситься до розділу з «Рухом пального».

В кінці механік розписується, підтверджуючи точність і достовірність наданої інформації.

• Технік по ПММ підключається до роботи також на даному етапі. Водій передає йому талончик. Після заповнюють графу «Здано» з номером 11. І теж ставиться підпис.
• Підпис в рядку «Здав» ставить сам водій. Це потрібно для підтвердження справного стану машини в момент, коли вона здається механіку. Механік для підтвердження даного факту розписується в графі «Прийняв».
• Диспетчер приймає паперу на останньому етапі. І теж ставлять свій підпис. Проводять реєстрацію документа в спеціальному журналі.

При доставці товарів на підприємство необхідно підписувати спеціальний папір. Про те, як скласти, ви можете дізнатися в статті за посиланням.

висновок

При неправильному заповненні подорожніх листів на організацію накладають штрафи. І порушнику не відшкодовують податкові втрати, що виникли в зв'язку з роботою транспортного засобу.

Юридичні особи сплачують штраф у розмірі 10 відсотків від загальної суми проведених операцій.

Вчинення будь-яких операцій має підкріплюватися відповідними первинними документами. У кожного з них є юридична сила.

Знайти зразки документа з порожніми рядками для заповнення легко на спеціалізованих сайтах.

Форма 3 уніфікована. Це означає, що вона підходить для будь-яких підприємств, незалежно від сфери діяльності.

Можна бути впевненими в тому, що заповнення такого документа відповідає всім вимогам законодавства. Головне - пам'ятати про граничний термін, на який заповнюється лист. Цей термін дорівнює місяцю.

Як заповнювати дорожній лист легкового автомобіля за формою 3 в 1С - дивіться в цьому відео:

Подорожній листок - це спеціальний документ, що підтверджує факт пересування транспортного засобу, роботу водія, витрата ПММ. З 2019 року розпочали діяти нові правила. У статті ви зможете дізнатися, як правильно заповнювати дорожній лист, скачати актуальний зразок.

Для чого потрібен шляховий лист

Це первинний документ, він необхідний для обліку та списання витрат на утримання автомобіля. Також на підставі «путівок» (як ще часто називають цей папір) у багатьох установах нараховують заробітну плату водієві.

Складати шляхові листи зобов'язані всі установи, організації та приватні підприємці, які експлуатують автомобілі. Форму документа можна розробити і затвердити самостійно або користуватися бланком, який затверджений наказом Мінстату від 28.11.1997 № 78. Винятком є \u200b\u200bпідприємства, які надають послуги з перевезення вантажів або пасажирів, вони зобов'язані вести облік пересування ТЗ в уніфікованих формах.

Путівку виписують в обов'язковому порядку при використанні авто в робочих цілях. Форма власності транспортного засобу ролі не грає. Тобто якщо машина стоїть на балансі організації, орендована у сторонньої фірми або експлуатується особистий автомобіль співробітника для потреб установи, путівка повинна бути.

Враховувати бланки слід в спеціальному журналі реєстрації. Його повинні вести всі юридичні особи і приватники, які експлуатують автомобілі.

Бланк подорожнього листа

Нова форма подорожнього листа в 2019 році: особливі вимоги

Зміни в дорожніх листах в 2019 році не передбачені. Останні оновлення вступили в силу ще в грудня 2017 (затв. Наказами Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152 (ред. Від 18.01.2017 р) та від 07.11.2017 № 476). Вимоги до заповнення доповнені новими обов'язковими реквізитами. У той же час скасована кругла печатка на форменому бланку, якщо її використання не передбачено Статутом.

Як затвердити свою форму

Якщо організація вирішила затвердити свою форму подорожніх листів, то слід врахувати обов'язкові вимоги:

1. Найменування документа, номер і дата його видачі. При проставленні нумерації необхідно дотримуватися хронологію.
2. Термін дії путівки. Максимальний період - один місяць.
3. Інформація про власника автомобіля. Тепер обов'язково вказувати свідоцтва про Державну реєстрацію.
4. Інформація про водія транспортного засобу (П.І.Б., номер посвідчення водія).
5. Відомості про автомобіль (державний номерний знак, марка).
6. Дані одометра перед виїздом в рейс і після повернення в гараж (на стоянку).
7. Дата і час початку рейсу і повернення на стоянку.
8. Підпис і П.І.Б. відповідального працівника, який вказав показання одометра, дату і час.
9. Дата і час передрейсового та післярейсового медичного огляду водія.
10. Штамп, підпис та П.І.Б. медпрацівника, який провів медичний огляд.
11. Інформація про проходження передрейсового технічного огляду із зазначенням дати і часу (ДД / ММ / РРРР, а також годинник і хвилини).
12. Підпис і П.І.Б. відповідального за техогляд транспортного засобу (механік, контролер, майстер).

Заповнений документ підписом запевняє диспетчер і керівник установи або уповноважені керівником особи. Якщо підприємство використовує печатку (визначено статутом), то путівка скріплюється печаткою. Документ завжди складається в єдиному екземплярі і видається водієві на руки. Після закінчення рейсу водій повинен здати його відповідальній особі під підпис.

Що буде за порушення

Подорожній лист 2019 необхідний не тільки для списання витрат і підтвердження їх в податковій інспекції. Також путівка необхідна водієві в рейсі для підтвердження співробітникам ГИБДД законності використання авто, перевезення пасажирів або вантажу. Правильно заповнена путівка підтверджує, що транспортний засіб справно, пройшло технічний огляд, А водій має право керувати машиною (пройшов медогляд). Якщо інспектору ДАІ не надати бланк, то водієві загрожує штраф від 500 до 3000 рублів (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Подорожні листи: правила заповнення в 2019 році

Для кожного типу автомобілів Мінтранс затвердив нові дорожні листи 2019 року. Розповімо про них за допомогою таблиці. У ній описані шляхові листи, бланки скачати можна за посиланням.

Терміни зберігання і відповідальність

Організація зобов'язана забезпечити збереження путівок на термін 5 років, це встановлено наказом Мінтрансу України від 18.09.2008 № 152. Цей же термін встановлений ст. 29 Закону № 402-ФЗ для первинних облікових документів.

Відповідальність за правильність складання і достовірність зазначених відомостей несуть особи, які вказали ці відомості, а також керівник установи. Некоректно складена путівка визнається нікчемним. Податківці не приймуть такий документ як доказ транспортних витрат на автомобіль, що загрожує збільшенням податкової бази на прибуток і штрафними санкціями.

Зразок заповнення подорожнього листа

Пропонуємо зразок для бюджетної установи, що експлуатує легковий автомобіль.

Задавайте питання, і ми доповнимо статтю відповідями і поясненнями!

Згідно п. 2 ст. 6 Статуту автомобільного транспорту і міського наземного електричного транспорту від 08.11.2007 № 259-ФЗ здійснення перевезень громадян, багажу, вантажів за допомогою міського транспорту, зокрема на автобусах або трамваях, легкових і вантажних машинах, Без оформлення такого документа, як шляховий лист, не допускається. Ця норма закону стосується діяльності суб'єктів, що надають послуги за допомогою різних типів транспорту, що використовується в рамках російської транспортної системи (п. 1 ст. 1 закону № 259).

Якщо фірма не надає послуг в області транспортних перевезень, Але використовує в своїй роботі автомашини, то відповідні листи можуть розглядатися як первинний документ, за допомогою якого бухгалтерія може підтверджувати і списувати витрати на ПММ, з огляду на їх для зменшення оподатковуваної бази по прибутку (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Якщо працівник компанії їздить по службовій необхідності на особистій машині і отримує грошову компенсацію за паливо, то він також зобов'язаний заповнювати в необхідній кількості шляхові листи, інакше роботодавцю доведеться нараховувати на відповідну компенсацію ПДФО (лист Мінфіну РФ від 27.06.2013 № 03-04-05 / 24421).

Детальніше про нюанси компенсації витрат співробітнику за використання особистої машини читайте в статті «Відшкодування працівникові витрат на бензин для особистого авто, що використовується в службових цілях, може зменшувати ваш прибуток» .

Який потрібно використовувати бланк подорожнього листа легкового автомобіля в 2018-2019 роках

Можливе застосування подорожнього листа на основі форми 3, яка була введена в обіг постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Однак вона, як і інші уніфіковані форми, не є обов'язковою для застосування. Тобто в 2018-2019 роках можна для оформлення подорожніх листів легкових автомобілів використовувати як самостійно розроблений бланк, так і введений в обіг Держкомстатом.

Про те, яким документом можна затвердити обрану форму бланка, читайте .

Зміст форми подорожнього листа легкового автомобіля, затвердженої Держкомстатом, в цілому відповідає переліку обов'язкових реквізитів цього документа, наведеному в наказі Мінтрансу від 18.09.2008 № 152, незважаючи на те, що цей наказ з 15.12.2017 діє в оновленій редакції (наказ Мінтрансу Росії від 07.11.2017 № 476). Склад обов'язкових реквізитів оновлений наступним чином:

• обов'язкова вказівка реєстраційного номера організації або ІП;
• скасовано вимогу про проставлення печатки або штампа власника транспорту в головній частині;
• додана обов'язок вказувати дату і час проведення перевірки технічного стану транспорту перед виїздом в рейс з посвідченням цього запису підписом перевіряючого (з її розшифровкою).

Питання оформлення подорожнього листа з урахуванням останніх змін м и обговорюємо в нашій групі в ВК". Приєднуйтесь!

Щоб врахувати в бланку Держкомстату зміни за реквізитами, внесені наказом № 476, потрібно:

• внести номер свідоцтва про Державну реєстрацію в поле «Організація»;
• не ставити штамп (печатка) у відведеному для цього місці бланка;
• використовувати спочатку передбачене в бланку місце для зазначення дати і часу проведення перевірки стану транспорту.

Тобто змін уніфікованої форми бланка нововведення не потребуватимуть. Тому бланк подорожнього листа легкового автомобіля, складений за уніфікованою формою 3, можна продовжувати використовувати.

Що змінилося в дорожньому листі з 01.03.2019, дізнайтеся.

Які основні бухгалтерські процедури, що проводяться на підставі форми 3

У бухгалтерському обліку на підставі подорожнього листа легкового автомобіля форми 3 здійснюється списання витрачених ПММ на витрати. Робиться це шляхом віднесення відповідних сум з субрахунку 10.3 рахунку 10 на рахунок 20 (якщо перевезення є основним видом діяльності) або 23 (якщо перевезення є діяльність допоміжного характеру). Для списання ПММ по автомобілям, що використовуються для потреб адміністрації, може бути задіяний рахунок 26, а в торгових організаціях, що здійснюють доставку товарів покупцеві з включенням її вартості до вартості проданого товару, - рахунок 44.

Списання ПММ до витрат здійснюється таким проведенням: Дт 20 (23, 26, 44) Кт 10.3. При цьому в регістрах бухобліку фіксується сума, що відображає фактичний обсяг витрачених ПММ, врахований в дорожньому листі.

Про інші нюанси бухобліку подорожніх листів читайте в статті «Який термін зберігання у подорожніх листів (нюанси)?» .

Де можна ознайомитися зі зразком заповнення подорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років

Познайомитися зі зразком заповнення подорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років можна на нашому сайті. Зразок подорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років створений на бланку уніфікованої форми 3.

Як виглядає зразок подорожнього листа легкового автомобіля на місяць

На місяць шляховий лист міг оформлятися до 01.03.2019. В цілому шляховий лист легкового автомобіля форми 3 на місяць заповнювався так само, як і звичайний, але в ньому, як правило, виникала необхідність вказати конкретний день виїзду машини на завдання і повернення в гараж.

З 01.03.2019 можливість складати шляховий лист на місяць наказом Мінтрансу «Про затвердження обов'язкових реквізитів і порядку заповнення подорожніх листів» від 18.09.2008 № 152 не передбачена. Він складається строго на зміну або рейс.

підсумки

Подорожній лист легкового автомобіля - первинний документ, на підставі якого бухгалтерія списує використаний ПММ. Компанії та ВП має право використовувати бланки, розроблені власними силами, Враховуючи вимоги ст. 9 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ, а також наказу Мінтрансу «Про затвердження обов'язкових реквізитів і порядку заповнення подорожніх листів» від 18.09.2008 № 152.

Останні вимоги Мінтрансу до реквізитів подорожнього листа див. В матеріалах:

• «Розширено перелік обов'язкових реквізитів подорожнього листа» ;
• «З 15.12.2017 шляховий лист оформляємо за новою формою» .

Перед виїздом на маршрут або в рейс водії отримують Подорожній лист легкового автомобіля. Бланк має встановлену форму №3 (Постанова 78).

Строгий формат документа не допускає довільних змін форми. Подорожній лист автомобіля виготовляється і використовується тільки в уніфікованому вигляді.

Існують певні правила внесення даних в Подорожній лист легкового автомобіля. Коло осіб, які мають право внесення записів до бланку обмежений. Записи можуть виробляти диспетчер або інший відповідальний співробітник. Участь водія у заповненні документа повинно обмежуватися проставленням підпису.

Оформляти подорожній лист автомобіля зобов'язані в усіх організаціях, де в робочій діяльності використовуються легкові автомобілі. Даний бланк належить до документації первинного обліку.

Зокрема, Подорожній лист легкового автомобіля зручно використовувати для обліку витрат ПММ. Також документ використовується для розрахунку обсягу заробітної плати.

Видається Подорожній лист автомобіля на термін, що обмежується однією зміною, одним днем \u200b\u200bабо терміном відрядження, яка може тривати кілька днів.

Всі графи подорожнього листа є значущими і від правильного їх заповнення залежить достовірність і точність інформації в документі, а значить і точність наступних облікових заходів.

Подорожній лист легкового автомобіля має зареєстрований номер, містить докладні відомості про транспортний засіб, повинен датуватися і завірятися печаткою експлуатуючої транспортний засіб організації. Також фіксуються випадки використання причепів або напівпричепів з внесенням їх даних.

В дорозі автомобіль можуть супроводжувати відповідальні співробітники. Дані таких співробітників також повинні записуватися в Подорожній лист легкового автомобіля.